Penjelasan mengenai Proposal dan Bonsem
Kenapa kok begitu 'berat'nya sih buat proposal dan mengajukan bonsem dalam berkegiatan? Haiiss ....
- Roni Anggoro (BAKA UK Petra) -
Kepada Yang Terkasih, para mahasiswa UK Petra sekalian,
Proposal kegiatan sering sekali terlambat atau terbaca dengan jelas tidak dituliskan dengan baik dan terlihat tidak terencana dengan baik. Biasanya penyebab proposal terlambat adalah:
- Panitia tidak bisa buat proposal (baca 'tidak bisa': kesulitan, wegah, ketakutan, malas, dll)
- Birokrasi internal LK terlalu lama.
Mari kita lihat dan pahami aturannya terlebih dahulu.
Sebelumnya, pesan saya adalah agar anda membaca dengan pelan-pelan dan baik-baik tulisan saya dibawah ini. Kenapa perlu diingatkan untuk baca pelan-pelan dan baik-baik, karena banyak orang sekarang ini merasa diri pandai sehingga membaca dengan cepat (skimming), merasa paham dan cepat nyolot juga
Untuk itu, berlatihlah menjadi orang yang kritis dan rendah hati, baca baik-baik !!
Aturan pada KRA (Ketentuan Realisasi Anggaran) adalah bahwa proposal masuk ke BAKA dalam kondisi ‘SIAP’ (sudah disetujui oleh WR3 atau Wadek) paling lambat 5 hari kerja sebelum hari-H pelaksanaan, dengan kondisi :
- Proposal SIAP (sudah disetujui oleh WR3 atau Wadek) dan masuk BAKA paling lambat 10 hari kerja sebelum hari-H pelaksanaan kegiatan, dapat diproses dengan lancar bonsem dan pengambilan dananya
- Proposal yang masuk lebih dari 10 hari kerja tersebut, sudah sulit untuk proses bonsem sehingga terpaksa keuangan harus diatur mahasiswa sendiri dan penyelesaian keuangan menggunakan metode LPJ (yang bakal cukup lama penyelesaiannya) -> uang mahasiswa nyantol.
- Namun bertahun lalu saat pembuatan KRA (koordinasi LK masa tsb dengan Universitas), akhirnya disepakati untuk dituliskan proposal paling lambat masuk ke BAKA di 5 hari kerja sebelum hari-H pelaksanaan kegiatan. Jika melebihi batas waktu tersebut, proposal tidak diijinkan untuk dilaksanakan.
Jadi :
- Proposal SIAP diproses, masuk ke BAKA pada ≥ 10 hari kerja -> Good ! bisa bonsem;
- Proposal SIAP diproses, masuk ke BAKA pada ≤ 10 hari kerja -> sulit bisa bonsem, metode LPJ;
- Proposal SIAP diproses, masuk ke BAKA pada ≥ 5 hari kerja -> tidak diproses, tidak diijinkan berjalan.
Kenapa demikian ?
Karena kegiatan yang baik adalah kegiatan yang direncanakan dengan baik, dan perencanaan tersebut tertulis pada proposal. Untuk menjamin terlaksananya kegiatan dengan baik, maka dana perlu sudah siap maksimal 2 hari kerja sebelum hari pelaksanaan kegiatan. Untuk itulah, di KRA juga tertulis aturan bon sementara (bonsem), yaitu :
- Permintaan bonsem maksimal 7 hari kerja sebelum hari-H pelaksanaan; Aturan yang berlaku sekarang (per Februari 2016), pengajuan bonsem harus lengkap dengan Mata Anggaran (MA) kebutuhan bonsem;
- Proses bonsem di BAKA dan BAK maksimal adalah 5 hari kerja (proses checking anggaran, proses approval WR2 dan WR3, proses penyediaan dana);
- Sehingga pengambilan uang bonsem maksimal 2 hari kerja sebelum hari-H pelaksanaan;
- dan pelaporan penggunaan uang bonsem maksimal 10 hari kerja setelah hari-H pelaksanaan.
Bisa dipahami ?
Hari kerja lo ya.. Senin-Jumat dalam satu minggu.
Saya paham sekali kalau kalian, para mahasiswa, memiliki 7 hari kerja dalam satu minggu. Tapi tidak demikian untuk staf kampus.
Yang kurang saya pahami adalah mengapa proposal bisa terlambat selesai dipersiapkan. Mari coba dibahas penyebab terlambatnya proposal yang sudah saya sebutkan di awal tulisan ini, yaitu :
-
Panitia tidak bisa buat proposal (baca “tidak bisa”: kesulitan, wegah, ketakutan, males, dll)
- Kalau penyebabnya adalah kemalasan panitia, maka memang sebaiknya kegiatan tersebut tidak perlu dilaksanakan. Jawaban yang sederhana dan langsung. Masuk akal, bukan ?
-
Kalau penyebabnya sulit dan takut maka perlu kita bahas lagi, kenapa bisa sulit dan takut?
- Karena sulit dan lama “menembus” sistem birokrasi internal di unit LK ?
-
Karena tidak tahu bagaimana cara buat proposal ?
Membuat proposal itu MUDAH. Begini tips dan tricks-nya untuk para ketua kepanitiaan :
- Temukan dan bentuklah tim kepanitiaan anda terlebih dahulu. Cari mereka yang berpotensi dan memang bisa bekerja sama dengan anda. Brief mereka, bukan briefing perencanaan kegiatan yang detail sekali, tapi briefing mereka terkait overview rencana kegiatan ini, tujuannya dan semangatnya.
- Ajaklah tim anda rapat awal dengan agenda: merencanakan kegiatan tersebut dan persiapan-persiapan yang perlu dilakukan. Lakukan brainstorming ide-ide kegiatan untuk mencapai tujuan dan semangat kegiatan, buat gambar dan bagan dan tabel. Gali terus ide-ide pelaksanaan sehingga kegiatan anda bisa menjadi besar dan berkualitas dan berdampak bagi sasaran kegiatan anda bahkan bagi kampus, bahkan membahana di kota Surabaya.
Saat rapat awal ini berlangsung, sekretaris anda bertugas menuliskan notulen dalam bentuk Draft Awal Proposal Kegiatan, dan Bendahara anda mencoba membuat Rencana Anggaran yang diperlukan dengan menggunakan template proposal dan RA yang sudah ada.
Jadi deh.. draft awal proposal kegiatan.. sederhana bukan ?
Sstt.. selama ini yang membuat tidak sederhana adalah karena anda diajarkan bahwa yang membuat proposal adalah ketua seorang diri. Ide harus dari ketua. Perencanaan semua dari ketua. Yang mengetik juga ketua. Yang buat rencana anggaran adalah ketua juga. Ketua harus jadi superman, kerja sendiri. Maaf ya, rek. Itu SALAH BESAR. Itu yang membuat anda takut dan wegah buat proposal. Padahal Proposal adalah Pencatatan persiapan dan perencanaan pelaksanaan kegiatan.
- Lalu adakan rapat kedua, kali ini dengan tim anda, ada Ketua HIMA (dan koord mungkin), BPMF dan Dosen Pendamping Kemahasiswaan (DPK). Bicarakan rencana tim anda yang tercantum dalam draft awal proposal kegiatan. Sambil berdiskusi, melontarkan ide, menyesuaikan dengan peraturan, merencanakan lebih detail, maka sekretaris anda mengubah Draft Awal Proposal Kegiatan menjadi Proposal Kegiatan. Bendahara mencoba membuat Rencana Anggaran lebih detail.
Selesai dari rapat kedua ini, di cetak, lalu minta ttd dari ketua HIMA, BPMF, DPK saat itu juga -> PROPOSAL KEGIATAN anda SUDAH SELESAI.
Siap masuk BAKA.
-
Terkait Birokrasi internal LK terlalu lama.
Birokrasi itu menjadi lama karena :
- Alur birokrasi panjang, melibatkan banyak orang. Banyak orang artinya bergantung dan menunggu orang-orang tersebut. Birokrasi di LK perlu dipangkas jika terlalu panjang dan atau mengganti orang-orang yang memperlambat alur.
- Yang menjadi pertanyaan saya adalah
- Apakah BPH pernah membaca KRA?
Kalau tidak, perlu bertobat, karena seharusnya memang perlu tahu, bukan ?
Kalau sudah…
- Apakah BPH sebenarnya paham atau tidak dasar pengadaan aturan tersebut?
Kalau tidak, bertobat, karena seharusnya perlu paham, bukan?
Kalau paham, hmm..
- Mengapa proposal bisa terlambat? Apakah panitia tidak dibimbing dan diarahkan untuk mengejar tenggat waktu masuknya proposal untuk diproses?
Kan tidak bisa menyalahkan panitia saja, bukan? Pemimpin (BPH) perlu untuk saling bekerja sama memonitor dan mengarahkan kepanitiaan agar proposal dan bonsem bisa dipersiapkan dengan baik? Masa dibiar-biarkan?
Memonitor dan mengarahkan juga BUKAN berarti semua harus menunggu keputusan BPH dan panitia tergantung sama BPH (yang sibuk).
Steering Committee (SC) bukanlah pemimpin atau senior yang namanya tercantum di proposal secara normatif saja, namun merupakan pengarah dan yang membantu/mendukung, BUKAN mengontrol, tapi membimbing.
-
Kalau dari mahasiswa yang menjadi panitia merasa birokrasi dan pemimpin mereka terlalu lama, maka perlu berkoordinasi lebih baik, perlu mempertanyakan, perlu minta bantuan, atau bahkan jika diperlukan protes ke pemimpin LK.
RENCANA ANGGARAN – MATA ANGGARAN – BON SEMENTARA – PELAPORAN KEUANGAN
Pembuatan proposal perlu menjadi perhatian lebih saat ini, dengan beberapa ketentuan yang diterapkan untuk memperjelas integritas dalam pelaksanaan kegiatan Kemahasiswaan. Hal ini terkait dengan persiapan kampus kita, Universitas Kristen Petra, untuk menjadi kampus yang siap untuk di-audit secara public. Ini hal yang sangat membanggakan. Untuk itu, mohon diperhatikan baik-baik.
- Rencana anggaran kegiatan kemahasiswaan PERLU dipersiapkan dengan Mata Anggaran (MA) yang se-detail dan se-teliti mungkin. Untuk itulah, saat rapat dengan semua koordinator divisi, semua peserta rapat dapat membantu memikirkan apa saja pemasukan dan pengeluaran yang perlu dipersiapan sekaligus kurang lebih besarnnya. Anda dapat melakukan survey cepat (browsing, bertanya teman, tanya toko, dll) terlebih dahulu besar dana yang diperlukan untuk pengeluaran tersebut. Diusahakan tepat besarannya, tapi jika memang kesulitan ya diperkirakan dengan mencari referensi terlebih dahulu.
Kegiatan kemahasiswaan adalah sarana untuk mahasiswa berproses dan belajar. Jadi mahasiswa masih BOLEH SALAH. Lakukan persiapan dan perencanaan yang tertuang dalam proposal Kegiatan dengan semangat yang sebaik mungkin.
- Jika saat pelaksanaan, ternyata ada hal-hal yang terlewatkan untuk diperhitungkan dan harus menjadi pengeluaran, sehingga menyebabkan MA tertentu tidak mencukupi. Maka perlu diberikan penjelasan :
- Pengeluaran apa yang perlu dikeluarkan namun tidak direncanakan
- Alasan pengeluaran tersebut.
- Integritas dalam pelaporan pemasukan dan pengeluaran keuangan kegiatan kemahasiswaan menjadi penekanan yang sangat penting. Integritas perlu dilatih. Karakter perlu dibangun. Untuk itu, ada SANKSI bagi unit LK dan mahasiswa saat ditemukan penyimpangan dan kecurangan dalam pelaporan keuangan dan kegiatan. Peringatan ini sudah pernah diingatkan kepada semua unit LK, oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, melalui Surat Edaran No. 2145/UKP/2015, tentang “Integritas dalam berkegiatan, pelaporan kegiatan, dan keuangan” tanggal 19 November 2015. Sanksi bagi kecurangan atau ketidakjujuran dalam berkegiatan, pelaporan kegiatan dan keuangan adalah :
- Kegiatan terkait tidak diakui, dengan konsekuensi pencabutan realisasi keuangan dan SKKK;
- Jika dilakukan berulang maka kepengurusan dari unit LK-KBM terkait dibekukan;
- Sanksi untuk tiap pribadi mahasiswa, baik Ketua unit LK-KBM maupun jajarannya dan panitia yang terlibat, akan diputuskan kemudian oleh jajaran Bidang Kemahasiswaan UK Petra dengan mengacu pada ketentuan tata tertib mahasiswa UK Petra;
- Kasus yang mengarah pada tindakan kriminal akan diserahkan kepada kepolisian dan mahasiswa mendapatkan sanksi akademik terkait telah terlibat dalam tindakan kriminal.
Untuk itu, para Steering Committee (SC) dan Ketua Kegiatan diharapkan dapat turut berperan aktif dalam menegakkan integritas dalam kegiatan kemahasiswaan.
Demikian yang dapat saya jelaskan.
Jika ada keluhan, usul, ide, masukan atau apapun dari anda sebagai mahasiswa yang kritis dan kreatif yang mau berlatih untuk mengembangkan diri anda, silahkan email ke saya di ka-baka@petra.ac.id
Salam,
Roni Anggoro (ka.BAKA)
1 Maret 2016